PDPA Notice

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis“) menerangkan bagaimana Spanco Sdn. Bhd. dan anak-anak syarikat masing-masing, syarikat-syarikat bersekutu dan entiti-entiti yang dikawal bersama, termasuk Spanco Services Sdn. Bhd., Yeston Sdn. Bhd., Autofleet Sdn. Bhd., Fleet Insurance Agency Sdn. Bhd. and Overall Fleet Management Sdn. Bhd. (“Spanco“) menggunakan Data Peribadi anda.

Sekiranya berlaku sebarang percanggahan antara versi bahasa Inggeris dengan bahasa lain, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Spanco mempunyai hak untuk mengubahsuai, mengemaskini atau meminda terma Notis ini pada bila-bila masa dengan meletakkan Notis yang telah dikemaskini pada laman web Spanco (“Laman Web“) di pautan berikut: https://www.spanco.com.my. Dengan terus berkomunikasi dengan Spanco, dengan terus menggunakan perkhidmatan Spanco atau melalui interaksi berterusan anda dengan Spanco berikutan pengubahsuaian, pengemaskinian atau pindaan kepada Notis ini, tindakan tersebut akan menandakan penerimaan anda kepada pengubahsuaian, pengemaskinian atau pindaan tersebut.

Pengumpulan Data Peribadi

1. “Data Peribadi” bermaksud maklumat mengenai anda, dari mana anda boleh dikenal pasti, termasuk tetapi tidak terhad kepada nama anda, nombor kad pengenalan, nombor lesen memandu, nombor pendaftaran kereta, alamat, nombor telefon, alamat e-mel, nombor faks, butiran kad kredit, bangsa, tarikh lahir, kewarganegaraan, pekerjaan anda, jawatan anda dalam syarikat anda, butiran mengenai syarikat anda, industri pekerjaan, apa-apa maklumat mengenai anda yang anda telah berikan kepada Spanco dalam borang-borang pendaftaran, borang-borang permohonan, dokumentasi insuran atau borang-borang lain yang serupa bentuk dan/atau apa-apa maklumat mengenai anda yang telah atau yang mungkin dikumpul, disimpan, digunakan dan diproses oleh Spanco dari semasa ke semasa. Di mana anda seorang pelanggan, Spanco juga mungkin mengumpul maklumat peribadi sensitif seperti data yang berkaitan dengan kesihatan anda, kepercayaan agama atau kepercayaan lain yang serupa dan juga data yang berkaitan dengan perlakuan kesalahan atau tuduhan perlakuan kesalahan oleh anda untuk tujuan perlindungan insurans, dan anda dengan ini bersetuju secara nyata kepada penggunaan data peribadi sensitif ini, dan data peribadi sensitif akan menjadi sebahagian daripada takrifan “Data Peribadi”.
2. Pemberian Data Peribadi anda adalah secara sukarela. Walau bagainmanapun, jika anda tidak memberikan Spanco Data Peribadi anda, Spanco tidak akan dapat menyediakan perkhidmatan atau produk yang diminta oleh anda atau jika anda seorang vendor, pembekal atau pembekal perkhidmatan, Spanco tidak akan dapat melibatkan diri anda untuk menyediakan perkhidmatan atau produk.

Sumber dari mana Data Peribadi mungkin diperoleh

3. Selain  daripada Data Peribadi yang anda berikan kepada Spanco secara langsung, Spanco juga mungkin mengumpul Data Peribadi anda daripada pelbagai sumber, seperti:
   • Daripada syarikat atau kementerian di mana anda bekerja;
   • Daripada pelbagai entiti atau bahagian di bawah Spanco; atau
   • Melalui penggunaan Laman Web.

Tujuan Pemprosesan

4. Spanco mungkin menggunakan dan memproses Data Peribadi anda untuk tujuan yang berkaitan dengan perkhidmatan atau produk yang diminta oleh anda dan untuk perniagaan dan aktiviti-aktiviti Spanco yang termasuk, tanpa had, tujuan berikut (“Tujuan“): –
   1. Di mana anda pelanggan Spanco:
      • untuk tujuan melaksanakan dan menguatkuasakan terma-terma mana-mana kontrak yang dibuat dengan anda;
      • untuk membantu anda dalam permohonan perlindungan insurans yang relevan untuk perkhidmatan yang telah diminta oleh anda;
      • untuk menghubungi dan berkomunikasi dengan anda berkenaan dengan pelbagai perkara berkaitan dengan perkhidmatan yang telah diminta oleh anda, seperti untuk memproses pesanan kenderaan anda, untuk mengenal pasti lokasi kenderaan, untuk menghantar peringatan apabila kenderaan anda hampir tempoh untuk  diservis, dan untuk menghantar anda pemberitahuan mengenai cukai jalan, saman dan lain-lain;
      • untuk memproses bayaran yang berkaitan dengan mana-mana produk atau perkhidmatan yang telah diminta oleh anda;
   2. Di mana anda seorang pembekal, vendor atau rakan perniagaan Spanco:
      • untuk tujuan melibatkan anda untuk menyediakan perkhidmatan atau produk;
      • untuk tujuan melaksanakan atau menguatkuasakan kewajipan-kewajipan dalam kontrak yang telah dimasuki oleh anda dengan Spanco;
      • untuk memproses bayaran yang berkaitan dengan mana-mana produk atau perkhidmatan yang telah dibekal atau disediakan oleh anda;
   3. Secara am (terpakai kepada semua):
      • untuk tujuan menjawab pertanyaan, komen-komen dan maklum balas daripada anda;
      • untuk berkomunikasi dengan anda bagi mana-mana tujuan yang disenaraikan dalam Notis ini;
      • untuk tujuan pentadbiran dalaman, seperti pengauditan, analisa data, dan untuk mempertingkatkan perkhidmatan kami;
      • untuk tujuan pengesanan, pencegahan dan pendakwaan jenayah;
      • untuk Spanco mematuhi kewajipannya di bawah undang-undang;

dan anda bersetuju dan memberi kebenaran kepada Spanco untuk menggunakan dan memproses Data Peribadi anda untuk Tujuan mengikut cara yang dikenal pasti di dalam Notis ini.

Tujuan pemasaran dan promosi

5. Selain daripada Tujuan, Spanco juga mungkin mengguna dan memproses Data Peribadi anda untuk tujuan lain seperti (“Tujuan Pemasaran“):
   • untuk memaklumkan dan menjemput anda ke mana-mana acara, aktiviti atau persidangan yang dianjurkan oleh Spanco;
   • untuk menghantar anda salaman seperti salam perayaan, nota-nota tahniah dan/atau nota-nota terima kasih;
   • untuk menghantar anda surat berita kami (contohnya, Majalah Prihatin), berita kemaskini, risalah dan bahan-bahan promosi;

melalui mel, e-mel atau perkhidmatan pesanan ringkas (SMS).

6. Sekiranya anda tidak memberi persetujuan kepada Spanco untuk memproses Data Peribadi anda bagi Tujuan Pemasaran, sila hubungi Spanco menggunakan butiran hubungan yang disediakan di bawah.

Pemindahan Data Peribadi

7. Data Peribadi anda mungkin dipindahkan kepada, disimpan, digunakan dan diproses dalam bidang kuasa lain selain Malaysia, dalam keadaan berikut:-
   • di mana insurans anda termasuk perlindungan tambahan di negara-negara di luar Malaysia, dan permohonan insurans anda dikehendaki diberikan kepada syarikat-syarikat insurans yang terletak di luar Malaysia bagi tujuan ini; dan / atau
   • di mana pelayan-pelayan Spanco atau pelayan-pelayan sandaran terletak di luar Malaysia.

Anda memahami dan bersetuju kepada pemindahan Data Peribadi anda keluar daripada Malaysia sebagaimana yang dinyatakan di dalam ini.

Pendedahan kepada Pihak Ketiga

8. Data Peribadi anda mungkin dipindahkan, diakses atau didedahkan kepada pihak ketiga untuk Tujuan dan/atau Tujuan Pemasaran. Selanjutnya, Spanco mungkin melantik syarikat-syarikat, pembekal perkhidmatan atau individu lain untuk melakukan fungsi-fungsi bagi pihak Spanco, dan seterusnya mungkin memberikan akses atau mendedahkan Data Peribadi anda kepada pembekal perkhidmatan atau pihak-pihak ketiga tersebut. Pihak-pihak ketiga yang disebut dalam seksyen ini termasuk (tanpa had):-
   Di mana anda seorang pelanggan Spanco:

• Syarikat-syarikat insurans atau pemohon utama insurans bagi tujuan melanjutkan perlindungan insurans kepada anda;
• Pusat perkhidmatan bertauliah Spanco;
• Rakan-rakan perniagaan dan pembekal-pembekal Spanco, seperti Proton Edar Sdn. Bhd.;
• Agensi-agensi kreatif dan agensi-agensi pemasaran yang menghasilkan bahan pemasaran bagi pihak Spanco;

Secara am (terpakai kepada semua):

• Pembekal perkhidmatan, termasuk pembekal perkhidmatan IT;
• Penasihat professional dan juruaudit luaran, termasuk penasihat undang-undang dan penasihat kewangan;
• Entiti-entiti dan bahagian-bahagian lain dalam Spanco; dan
• Pihak berkuasa kerajaan (termasuk konsesi kerajaan seperti MY E.G. Services Berhad) untuk mematuhi keperluan undang-undang, peruntukan kawal selia dan kerajaan.

9. Data Peribadi anda juga mungkin akan dikongsi bersama berkaitan dengan urus niaga korporat, seperti penjualan bahagian, penggabungan, penyatuan, atau jualan aset, atau dalam hal tidak mungkin penggulungan.

Akses & Permintaan Pembetulan dan Siasatan, Mengehadkan Pemprosesan Data Peribadi

10. Tertakluk kepada apa-apa pengecualian di bawah undang-undang terpakai, anda boleh meminta akses kepada dan/atau membetulkan Data Peribadi anda dan juga membuat permintaan kepada Spanco untuk mengehadkan pemprosesan Data Peribadi untuk Tujuan Pemasaran, dengan menggunakan butiran hubungan di bawah.
    Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan mengenai Data Peribadi anda, anda juga mungkin menggunakan butiran berikut untuk menghubungi Spanco:
    Pengurus Kanan MIS
    E-mel: [email protected]
    Nombor telefon: 603-6192-8888
    Nombor faks: 603-6192-8999

11. Sila ambil perhatian bahawa jika anda memilih untuk mengehadkan pemprosesan Data Peribadi anda untuk tujuan-tujuan tertentu, ini mungkin menjejaskan keupayaan Spanco untuk melibatkan anda atau membekalkan anda perkhidmatan atau produk yang telah diminta oleh anda.

12. Berkenaan dengan hak anda untuk mengakses dan/atau membetulkan Data Peribadi anda, Spanco berhak untuk menolak permintaan anda untuk mengakses dan/atau membuat sebarang pembetulan terhadap Data Peribadi anda untuk sebab-sebab yang dibenarkan di bawah undang-undang, seperti di mana pemberian akses kepada anda adalah tidak seimbang kepada risiko atau privasi anda atau privasi orang lain. Spanco juga mempunyai hak untuk mengenakan bayaran untuk pengaksesan Data Peribadi anda mengikut jumlah bayaran yang dibenarkan di bawah undang-undang.

Pautan ke Laman Web Pihak Ketiga

13. Laman Web mungkin mengandungi pautan ke laman web pihak ketiga. Sila ambil perhatian bahawa Spanco tidak bertanggungjawab terhadap pengumpulan, penggunaan, penyelenggaraan, perkongsian, atau pendedahan data dan maklumat oleh pihak ketiga sedemikian. Jika anda memberikan maklumat secara langsung kepada laman-laman tersebut, dasar privasi dan syarat-syarat perkhidmatan di laman berkaitan akan terpakai dan Spanco tidak bertanggungjawab untuk amalan pemprosesan maklumat atau dasar privasi laman-laman tersebut.

Maklumat Peribadi daripada Individu Bawah Umur

14. Spanco tidak akan mengumpul Data Peribadi daripada individu di bawah umur 18 tahun secara sengaja. Sebagai ibu bapa atau penjaga yang sah, sila tidak membenarkan individu bawah umur tersebut di bawah jagaan anda untuk memberi Data Peribadi kepada Spanco. Sekiranya Data Peribadi diberikan kepada Spanco, anda dengan ini bersetuju kepada pemprosesan Data Peribadi individu tersebut dan secara peribadi menerima dan bersetuju untuk terikat dengan Notis ini dan mengambil tanggungjawab untuk tindakan beliau.

15. Dalam sesetengah keadaan, anda mungkin telah memberikan data peribadi berkaitan dengan individu lain (seperti suami atau isteri anda, ahli keluarga atau rakan anda) untuk Tujuan atau Tujuan Pemasaran dan dalam keadaan sedemikian anda mewakili dan menjamin bahawa anda diberi kuasa untuk memberikan data peribadi mereka kepada Spanco dan anda telah mendapatkan persetujuan mereka supaya data peribadi mereka diproses dan digunakan dengan cara seperti yang dinyatakan dalam Notis ini.

Pengakuan dan Persetujuan

16. Dengan berkomunikasi dengan Spanco, dengan menggunakan perkhidmatan Spanco atau melalui penglibatan anda dengan Spanco, anda mengakui bahawa anda telah membaca dan memahami Notis ini dan bersetuju dan memberi persetujuan anda kepada penggunaan, pemprosesan dan pemindahan Data Peribadi anda oleh Spanco seperti yang dinyatakan dalam Notis ini.

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

This Personal Data Protection Notice (“Notice“) describes how Spanco Sdn. Bhd. and its respective respective subsidiaries, associated companies and jointly controlled entities, including Spanco Services Sdn. Bhd., Yeston Sdn. Bhd., Autofleet Sdn. Bhd., Fleet Insurance Agency Sdn. Bhd. and Overall Fleet Management Sdn. Bhd.(“SPANCO“) use your Personal Data.

In the event of any conflict between the English and other language versions, the English version shall prevail.

Spanco shall have the right to modify, update or amend the terms of this Notice at any time by placing the updated Notice on Spanco’s website (“Website“) at the following link: https://www.spanco.com.my. By continuing to communicate with Spanco, by continuing to use Spanco’s services or by your continued engagement with Spanco following the modifications, updates or amendments to this Notice, such actions shall signify your acceptance of such modifications, updates or amendments.

Collection of Personal Data

1. “Personal Data” means information about you, from which you are identifiable, including but not limited to your name, identification card number, driving license number, car registration number, address, telephone number, email address, fax number, credit card details,  race, gender, date of birth, nationality, your occupation, your designation in your company, your company details, the industry in which you work in, any information about you which you have provided to Spanco in registration forms, application forms, insurance documentation or any other similar forms and/or any information about you that has been or may be collected, stored, used and processed by Spanco from time to time. Where you are a customer, Spanco may also collect sensitive personal data such as data relating to your health, religious or other similar beliefs as well as data relating to the commission or alleged commission of an offence by you for purposes of insurance coverage, and you hereby expressly consent to the use of such sensitive personal data, and sensitive personal data will form part of the definition of “Personal Data”.
2. The provision of your Personal Data is voluntary. However if you do not provide Spanco your Personal Data, Spanco will not be able to provide you services or products which you request or if you are a vendor, supplier or service provider, Spanco will not be able to engage you to provide services or products.

Sources from which your Personal Data may be obtained

3. In addition to the Personal Data you provide to Spanco directly, Spanco may collect your Personal Data from a variety of sources such as:-
   • From the company or ministry you work with;
   • From various entities or divisions under Spanco; or
   • By using the Website.

Purposes of Processing

4. Spanco may use and process your Personal Data for the purposes related to the services or products you have requested and for business and activities of Spanco which shall include, without limitation the following (“the Purpose“):-
   1. Where you are a customer of Spanco:
      • to perform and enforce the terms of any contract entered into with you;
      • to assist you in applying for the relevant insurance coverage for the services you have requested;
      • to contact and correspond with you regarding various matters pertaining to the services you have requested, such as to process your vehicle order, to identify the location of the vehicle, to send you reminders when your vehicle is due for service, and to send you notifications about road tax, summons etc.;
      • to process payments relating to any products or services you have requested;
   2. Where you are a supplier, vendor or business partner of Spanco:
      • for the purposes of engaging you to provide services or products;
      • for the purposes of carrying out or enforcing the obligations in the contract you have entered into with Spanco;
      • to process payments relating to any products or services you have supplied or provided;
   3. Generally (applicable to all):
      • to respond to questions, comments and feedback from you;
      • to communicate with you for any of the purposes listed in this Notice;
      • for internal administrative purposes, such as auditing, data analysis, and to improve our services;
      • for purposes of detection, prevention and prosecution of crime;
      • for Spanco to comply with its obligations under law;

and you agree and consent to Spanco using and processing your Personal Data for the Purpose and in the manner as identified in this Notice.

Marketing and promotional purposes

5. In addition to the Purposes, Spanco may also use and process your data for other purposes such as  (“Marketing Purposes“):-
   • to notify and invite you to any events, activities or conferences organised by Spanco;
   • to send you greetings such as festive greetings, congratulatory notes and/or thank you notes;
   • to send you our newsletters (eg. Majalah Prihatin), updates, mailers and promotional materials;

by way of letters, emails or short message service (SMS).

6. If you do not consent to Spanco processing your Personal Data for the Marketing Purposes, please contact Spanco using the contact details provided below.

Transfer of Personal Data

7. Your Personal Data may be transferred to, stored, used and processed in a jurisdiction other than Malaysia, in the following circumstances:-
   • where your insurance includes additional coverage in countries outside of Malaysia, and your insurance application is required to be provided to insurance companies located outside of Malaysia for this purpose; and/or
   • where Spanco’s servers or back-up servers are located outside of Malaysia.

You understand and consent to the transfer of your Personal Data out of Malaysia as described herein.

Disclosure to Third Parties

8. Your personal data may be transferred, accessed or disclosed to third parties for the Purposes and/or the Marketing Purposes. Further, Spanco may engage other companies, service providers or individuals to perform functions on its behalf, and consequently may provide access or disclose to your Personal Data to such service providers or third parties. The third parties referred to in this section include (without limitation):-
   Where you are a customer of Spanco:

• Insurance companies or principals for purposes of extending insurance coverage to you;
• Spanco’s accredited service centres;
• Spanco’s business partners and suppliers, such as Proton Edar Sdn. Bhd.;
• Creative and marketing agencies who develop marketing material on Spanco’s behalf;

Generally (applicable to all):

• Service providers, including, information technology (IT) service providers;
• Professional advisors and external auditors, including legal advisors and financial advisors;
• Other entities and divisions within Spanco; and
• Governmental authorities (including governmental concessionaires such as MY E.G. Services Berhad) to comply with statutory, regulatory and governmental requirements.

9. Your Personal Data may also be shared in connection with a corporate transaction, such as a sale of a subsidiary or a division, merger, consolidation, or asset sale, or in the unlikely event of winding-up.

Access & Correction Requests and Inquiries, Limiting the Processing of Personal Data

10. Subject to any exceptions under applicable laws, you may request to access and/or correct your Personal Data as well as request for Spanco to limit the processing of your Personal Data for the Marketing Purposes, by using the contact details below.
    In the event you have an inquiries or complaints in relation to your Personal Data, you may also use the following details to contact Spanco:-
    MIS Senior Manager
    E-maill: [email protected]
    Telephone Number: 603-6192-8888
    Fax Number: 603-6192-8999

11. Please note that where you choose to limit the processing of your Personal Data for certain purposes, this may affect Spanco’s ability to engage you or provide you the services or products which you request.

12. In respect of your right to access and/or correct your Personal Data, Spanco has the right to refuse the your requests to access and/or make any correction to your Personal Data for the reasons permitted under law, such as where the expense of providing access to you is disproportionate to the risks to your or another person’s privacy. Spanco also reserves the right to impose a fee for access of your Personal Data in the amounts as permitted under law.

Links to Third-Party Websites

13. The Website may contain links to third parties’ websites. Please note that Spanco is not responsible for the collection, use, maintenance, sharing, or disclosure of data and information by such third parties. If you provide information directly to such sites, the privacy policy and terms of service on those sites are applicable and Spanco is not responsible for the information processing practices or privacy policies of such sites.

Personal Information from Minors and Other Individuals

14. Spanco does not knowingly collect Personal Data from individuals under 18 years of age. As a parent or legal guardian, please do not allow the minor under your care to submit Personal Data to Spanco. In the event that such Personal Data is provided to Spanco, you hereby consent to the processing of the minor’s Personal Data and personally accept and agree to be bound by this Notice and take responsibility for his or her actions.

15. In some circumstances you may have provided personal data relating to other individuals (such as your spouse, family members or friends) for the Purpose or the Marketing Purposes and in such circumstances you represent and warrant that you are authorised to provide their personal data to Spanco and you have obtained their consent for their personal data be processed and used in the manner as set forth in this Notice.

Acknowledgement and Consent

16. By communicating with Spanco, using Spanco’s services or by virtue of your engagement with Spanco, you acknowledge that you have read and understood this Notice and agree and consent to the use, processing and transfer of your Personal Data by Spanco as described in this Notice.